DentalHead: No-Code-Prototyp zu pilotfähigem SaaS-MVP

Von Stress zu Struktur: Entwicklung einer SaaS-Plattform für Dentallabore und Zahnarztpraxen

Kunde: DentalHead

Website: dentalhead.de

Auf einen Blick

• Ziele:
• Einen im Laboralltag validierten No-Code-Prototyp in eine eigenständige SaaS-Plattform überführen
• Digitale Aufträge, Dokumente und Rückfragen zwischen Dentallaboren und Zahnarztpraxen zentral abbilden
• Weitere Labore ohne manuelle technische Einrichtung als eigenständige Kundeninstanzen anbinden
  
• Highlights:
  • Separate technische Instanz mit eigener Subdomain für jedes Dentallabor
  • Vollautomatisierte One-Click-Bereitstellung neuer Laborinstanzen
  • White-Label-Plattform mit individuellem Logo, Favicon und Akzentfarbe
  • Rollen- und Rechteverwaltung für Laborleitung, Technik, Verwaltung und Praxen
  • Integration bestehender Prozesse aus JotForm und dem Laborsystem DATEXT
    
• Ergebnis:
• Fertiggestelltes und an DentalHead übergebenes SaaS-MVP
• Pilotbetrieb mit 10 bis 15 Laborpartnern und deren angeschlossenen Praxen
• Zentrale Administrationsoberfläche für Onboarding, Konfiguration und Betrieb der Laborinstanzen

DentalHead entwickelt eine digitale Plattform für die Zusammenarbeit zwischen Dentallaboren und Zahnarztpraxen. Die Gründer führen selbst Dentallabore und kennen die Folgen unvollständiger Aufträge, verteilter Informationen und häufiger telefonischer Rückfragen aus dem Arbeitsalltag. DentalHead bündelt Aufträge, Dokumente und Abstimmungen deshalb in einem gemeinsamen digitalen Prozess.

Fehlende Bilder, Termine oder Angaben können Rückfragen auslösen, Arbeitsabläufe unterbrechen und die verlässliche Planung zahntechnischer Arbeiten erschweren. Die wirtschaftliche Bedeutung liegt daher nicht nur in der Digitalisierung eines Auftragszettels: Jede vermeidbare Rückfrage bindet Zeit in Labor und Praxis. DentalHead verfolgt deshalb das Prinzip, Aufträge so einfach wie möglich und zugleich so vollständig wie nötig zu erfassen.

Ausgangspunkt war ein selbst entwickelter No-Code-Prototyp auf Basis von Softr, Make, Airtable und JotForm. Dieser wurde im eigenen Labor bereits mit rund 30 angeschlossenen Zahnarztpraxen eingesetzt. Praxen konnten Aufträge digital einreichen, während das Labor Termine, Änderungen, Prioritäten und offene Aufgaben über eine zentrale Oberfläche verwaltete. Der Produktbedarf und die grundlegenden Abläufe waren damit bereits unter realen Bedingungen validiert.

Für die Nutzung durch weitere Dentallabore reichte die bestehende Lösung jedoch nicht aus. Sie war auf ein einzelnes Labor zugeschnitten und bot weder eine automatisierte Bereitstellung neuer Kundeninstanzen noch eine zentrale Plattformverwaltung. YUNIVERS übernahm deshalb die Prozessberatung, Produktpriorisierung, UX-/UI-Konzeption, das Projektmanagement, den Aufbau eines eigenen Designsystems und die technische Umsetzung als Progressive-Web-App mit SvelteKit.

YUNIVERS dachte dabei nicht nur die vorhandenen Nutzeroberflächen weiter, sondern auch die wirtschaftlichen Voraussetzungen des SaaS-Modells. Jedes Labor erhält eine separate technische Instanz mit eigener Subdomain und abgegrenztem Datenbestand. Über ein zentrales Super-Admin-Backend kann DentalHead neue Labore einschließlich Grundkonfiguration und ersten Benutzerkonten vollständig automatisiert per One-Click bereitstellen. Instanzen können individuell konfiguriert, gesperrt oder gelöscht werden, ohne dass YUNIVERS jeden neuen Kunden manuell einrichten muss.

Das MVP bildet die zentralen Arbeitsabläufe auf Labor- und Praxisseite ab. Labormitarbeiter verwalten Aufträge, Reparaturen, Ausleihvorgänge, Dateien, Status, Notizen und Rückfragen über eine gemeinsame Aufgabenübersicht. Unterschiedliche Rollen trennen Laborleitung, Technik und Verwaltung. Offene Punkte bleiben direkt mit dem jeweiligen Auftrag verbunden, statt sich auf Telefonate, E-Mails und einzelne Dateien zu verteilen.

Zahnarztpraxen erhalten einen eigenen Zugang zur jeweiligen Laborinstanz und nutzen die Plattform im individuellen Branding ihres Laborpartners. Sie können Aufträge über geführte Formulare erfassen, Bilder und 3D-Scandateien übermitteln, den Bearbeitungsstatus einsehen und Dokumente wie Kostenvoranschläge oder Rechnungen zentral abrufen. Damit unterstützt DentalHead nicht nur interne Laborprozesse, sondern schafft eine gemeinsame Informationsbasis für beide Seiten.

Für die Übermittlung von Kostenvoranschlägen, Rechnungen und ähnlichen Dokumenten wurde das bestehende Laborsystem DATEXT integriert. DATEXT versendet die Dateien an eine individuell generierte E-Mail-Adresse. DentalHead prüft die zugelassenen Absender, liest ein definiertes Betreffschema aus und ordnet die Anhänge automatisch dem zuständigen Labor und der jeweiligen Praxis zu. Der vorhandene Dokumentenprozess konnte dadurch weitergenutzt werden.

Auch die im Prototyp erprobte Formularlogik aus JotForm wurde für das MVP zunächst integriert. YUNIVERS ergänzte eine zentrale Überwachung der zugehörigen Webhooks, sodass fehlerhafte Formularübermittlungen sichtbar werden und erneut ausgelöst werden können. Diese pragmatische Entscheidung beschleunigte die Umsetzung des MVP, während Entwicklungsressourcen zunächst in SaaS-Architektur, Rollenverwaltung und die zentralen Auftragsprozesse flossen.

DentalHead bereitet die übermittelten Auftragsdaten zusätzlich in einem Statistikbereich auf. Labore erhalten einen Überblick über die Anzahl von Aufträgen, Reparaturen, Abholungen und Implantatarbeiten. Weitere Auswertungen zeigen unter anderem die Verteilung nach Versicherungsart, konventioneller oder digitaler Abformung, verwendeten Materialien und angeschlossenen Praxen. Damit werden Entwicklungen sichtbar, die zuvor nur verteilt in einzelnen Aufträgen oder Drittsystemen vorlagen.

Davon getrennt erfasst DentalHead das Feedback der Zahnarztpraxen zu bearbeiteten Aufträgen. Bewertungen und Kommentare können nach Praxis und Versorgungsart ausgewertet werden. Das Labor erkennt dadurch beispielsweise die durchschnittliche Kundenzufriedenheit, besonders positiv bewertete Praxiskooperationen und Bereiche mit erkennbarem Verbesserungspotenzial. Die Plattform unterstützt damit nicht nur die operative Auftragsbearbeitung, sondern schafft auch eine Datengrundlage für die Steuerung von Servicequalität und Kundenbeziehungen.

Für den Betrieb wurden verschlüsselte HTTPS-Verbindungen, verschlüsselte inkrementelle Backups, getestete Wiederherstellungsprozesse, technisches Monitoring und Fehlerprotokollierung umgesetzt. Die Anwendung läuft auf ISO-zertifizierter Hosting-Infrastruktur. Strenge Passwortregeln, Zugriffssperren und die technische Trennung der Laborinstanzen ergänzen das Sicherheitskonzept.

Das MVP wurde an DentalHead übergeben und befindet sich derzeit in der Pilotphase. 10 bis 15 Dentallabore testen eigene Instanzen gemeinsam mit ihren angeschlossenen Praxen. Im Mittelpunkt stehen Nutzerführung, vollständige Auftragserfassung, technische Stabilität und die Übertragbarkeit auf Labore außerhalb des ursprünglichen Testumfelds. YUNIVERS setzt aktuell letzte Fehlerkorrekturen und priorisiertes Pilotfeedback um.

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