Zentrale Personal- und OP-Planung für den 24-Stunden-Klinikbetrieb

Intelligente Personal- und OP-Planung mit MEP24-Integration für Veterinärklinik

Kunde: Kleintierklinik Frankenthal

Website: tierarzt-frankenthal.de

Auf einen Blick

• Ziele:
  • Manuelle und fehleranfällige Planungsschritte durch zentrale Webanwendungen ersetzen
  • Vorhandene Personaldaten aus MEP24 für die operative Kliniksteuerung nutzbar machen
  • Klinisches Erfahrungswissen in nachvollziehbare Planungsregeln überführen
    
    
• Highlights:
  • Fortlaufende Synchronisation mit MEP24 über eine direkte API
  • Scrollfreie 24-Stunden-Personalübersicht auf einem zentralen Bildschirm
  • Flexible Zuordnung von Mitarbeitenden zu Ärzt:innen und Klinikbereichen
  • Regelbasierte OP-Terminfindung anhand von Personal, Qualifikationen, Räumen und Zeitbedarf
  • Gemeinsamer Datenstand für Planung, Tagessteuerung, TFA- und Raumbelegung
    
    
• Ergebnis:
  • Weniger Übertragungsfehler und eine schnellere operative Personalplanung
  • Bessere Übersicht für die beteiligten Teams im laufenden Klinikbetrieb
  • Erweiterte OP-Terminvergabe ohne vollständige Abhängigkeit vom Erfahrungswissen einzelner Mitarbeitender
  • Zwei individuelle Anwendungen, die eine vorhandene Standardsoftware gezielt ergänzen

Die Kleintierklinik Frankenthal bietet diagnostische, therapeutische und chirurgische Versorgung einschließlich Notfallbehandlung. Der Betrieb läuft rund um die Uhr und erfordert eine enge Koordination von Tierärzt:innen, Tiermedizinischen Fachangestellten, Auszubildenden, Räumen und Funktionsbereichen.

Für die übergeordnete Dienstplanung setzte die Klinik bereits MEP24 ein. Die etablierte Software unterstützt Tierkliniken und tierärztliche Praxen bei der Planung von Arbeitszeiten, Bereitschaften, Abwesenheiten und Qualifikationen. Damit war bekannt, wer wann im Dienst ist. Die konkrete Verteilung innerhalb einer Schicht sowie die ressourcenabhängige Planung von Operationen lagen jedoch außerhalb dieses Systems.

Diese Lücke wurde zunächst durch zwei analoge Prozesse geschlossen. Eine Magnettafel zeigte, welche Mitarbeitenden einzelne Ärzt:innen unterstützten oder Bereiche wie OP, Station, Labor und Empfang besetzten. Operationen wurden in einem physischen Planungsbuch eingetragen und für die Tagessteuerung zusätzlich auf ein Whiteboard übertragen. Beide Abläufe waren von manueller Datenpflege und personengebundenem Wissen abhängig.

Operative Personalzuordnung auf Basis von MEP24

YUNIVERS entwickelte zunächst eine webbasierte Einsatzplanung, die intern als Orgaboard bezeichnet wird. Über eine direkte API übernimmt die Anwendung fortlaufend die relevanten Dienst-, Anwesenheits- und Ausfalldaten aus MEP24. MEP24 bleibt damit das führende System für die Personalplanung; das Orgaboard ergänzt die operative Zuordnung innerhalb der geplanten Schichten.

Die Oberfläche führt Tiermedizinische Fachangestellte (TFAs), Auszubildende und weitere Mitarbeitende mit ihren tatsächlichen Dienstzeiten zusammen. Auch geteilte Dienste, Nachtzeiten, Krankheitsstatus und zusätzliche klinikinterne Kennzeichnungen werden berücksichtigt. Die verfügbaren Personen lassen sich anschließend per Drag-and-drop Ärzt:innen oder Funktionsbereichen zuordnen. Kurzfristige Änderungen können vorgenommen werden, ohne Dienstzeiten erneut aus einem anderen System übertragen zu müssen.

Eine zentrale Anforderung war die Darstellung des vollständigen 24-Stunden-Plans auf einem einzigen 4K-Großbildschirm im Personalbereich. Die Oberfläche wurde deshalb so verdichtet, dass Ärzt:innen, Bereiche, Mitarbeitende und Zeiträume ohne Scrollen erfasst werden können. Der Bildschirm ersetzt die bisherige Magnettafel als gemeinsamen Informationspunkt. Zusätzlich ist der freigegebene Planungsstand über den Browser ortsunabhängig erreichbar.

Klinisches Planungswissen als regelbasierte OP-Planung

Die OP-Planung war von Beginn an als zweiter Teil der Digitalisierung vorgesehen. Sie wurde nachgelagert umgesetzt, damit Erfahrungen aus der Personalplanung in die komplexere Ressourcen- und Terminlogik einfließen konnten.

Zuvor konnte nahezu ausschließlich das OP-Team Operationen einplanen. Nur dort war im Detail bekannt, welche Ärzt:innen bestimmte Eingriffe durchführen, wie lange einzelne Prozeduren bei ihnen dauern, welche TFAs dafür qualifiziert sind und welche Räume genutzt werden können. Der Empfang war bei vielen Terminanfragen auf die Rückmeldung dieses Teams angewiesen.

YUNIVERS überführte dieses Erfahrungswissen in eine zentrale, administrierbare Planungslogik. Für die Terminfindung berücksichtigt das OP Board die Verfügbarkeit der Operateur:innen, individuell hinterlegte OP-Dauern, geeignete und qualifizierte TFAs, zulässige Räume sowie Vorbereitungs-, Puffer- und Nachbereitungszeiten. Die zugrunde liegenden Dienstzeiten werden ebenfalls fortlaufend aus MEP24 übernommen.

Bei einer Terminanfrage erfasst der Empfang die relevanten Patienten- und Eingriffsdaten. Das System prüft die hinterlegten Rahmenbedingungen und schlägt passende Zeitfenster vor. Dadurch kann der Empfang weitere Operationen selbstständig einplanen, ohne sämtliche medizinischen und organisatorischen Abhängigkeiten auswendig kennen zu müssen. Eingriffe mit besonderen Anforderungen können weiterhin gezielt dem OP-Team vorbehalten werden.

Ein Datenstand für Planung und operative Steuerung

Das OP Board stellt die Informationen in unterschiedlichen, aufgabenbezogenen Ansichten bereit. Während Planungs- und Expert:innen-Ansicht die Terminvergabe und Ressourcenbelegung unterstützen, dient die Tagesansicht als operative Arbeitsoberfläche für die Durchführung der geplanten Eingriffe.

In der Tagesansicht wird der tatsächliche Ablauf einer Operation schrittweise dokumentiert. Das Team kann festhalten, ob das Tier eingetroffen ist, wann die Narkoseeinleitung beziehungsweise Einspritzung erfolgt und wann die Operation beginnt. Auch eine Absage lässt sich direkt erfassen. Aus den geplanten und tatsächlichen Zeitpunkten ermittelt das System den aktuellen Status und macht sichtbar, ob ein Eingriff planmäßig läuft oder sich verzögert.

Ergänzend stehen medizinische Warnhinweise wie CAVE-Einträge, Notizen und Informationen zur Narkose zur Verfügung. Das Kürzel der jeweils bearbeitenden Person schafft Nachvollziehbarkeit, ohne den Arbeitsablauf durch umfangreiche Dokumentationsschritte zu unterbrechen.

Verzögerungen werden nicht isoliert betrachtet. Das System prüft automatisch, welche nachfolgenden Termine, Räume oder personellen Ressourcen dadurch betroffen sein können, und weist auf entstehende Konflikte hin. So kann das OP-Team reagieren, bevor sich eine zeitliche Abweichung unbemerkt auf den weiteren Tagesplan überträgt.

Für nicht planbare Notfälle bietet die Anwendung einen gesonderten Not-OP-Modus. Damit können dringende Eingriffe in den laufenden Betrieb aufgenommen werden, ohne sie wie eine reguläre Terminanfrage behandeln zu müssen. Auch dabei bleiben die Auswirkungen auf Räume, Operateur:innen, TFAs und nachfolgende Operationen sichtbar.

Alle Ansichten greifen auf dieselbe Datenbasis zu. Neue Termine, Not-OPs, Verschiebungen, Absagen und Statusänderungen werden automatisch in den betroffenen Planungs-, Tages-, TFA- und Raumansichten berücksichtigt. Damit entfällt die manuelle Übertragung aus dem Planungsbuch auf ein separates Whiteboard. Gleichzeitig erhält jede Nutzergruppe genau die Informationen, die sie für ihre jeweilige Aufgabe benötigt.

Im Ergebnis verbindet die fortlaufende MEP24-Synchronisation verlässliche Dienstplandaten mit einer gemeinsamen digitalen Grundlage für Personalzuordnung, OP-Planung, Tagessteuerung und Raumnutzung. Das Orgaboard schafft am zentralen 4K-Bildschirm einen übersichtlichen 24-Stunden-Blick, während das OP Board klinisches Erfahrungswissen als Regelwerk abbildet und dem Empfang geprüfte Terminvorschläge bereitstellt.

Die beiden Anwendungen ersetzen MEP24 nicht, sondern erweitern die vorhandene Standardsoftware um klinikspezifische Abläufe. Dieses Prinzip ist auch außerhalb der Tiermedizin übertragbar: Eine individuelle Anwendung kann Standarddaten mit betrieblicher Entscheidungslogik, operativer Prozesssteuerung und aktivem Konfliktmonitoring verbinden.

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